La variedad de las actividades de los colaboradores requiere espacios dedicados y adaptados a ello, modulables y flexibles<\/p>\n
Para muchas personas, las salas de juntas son una p\u00e9rdida de tiempo.Aunque est\u00e1n llenas de buenas intenciones, se encuentran pocas resoluciones concretas.<\/p>\n
Los momentos de juntas se ven, por tanto, como factores de baja productividad, ya sea por su longitud o porque no hay un orden del d\u00eda claramente definido. O incluso porque hay demasiados participantes como para que sea funcional.<\/p>\n
La din\u00e1mica parece ser siempre la misma: un p\u00fablico pasivo, uno o varios compa\u00f1eros que se turnan para tomar la palabra a modo de clase magistral, debates sin fin en el que cada cual puede soltar su peque\u00f1o comentario, objetivos a veces imprecisos y rara vez alcanzados…<\/p>\n
S\u00edmbolo de esta l\u00f3gica es la enojosa tendencia a proponer una junta en cuanto surge un problema, sin que eso resuelva realmente las causas. La cuesti\u00f3n que se plantea es la siguiente: \u00bfde verdad son indispensables estos espacios o deber\u00edamos huir de ellos? \u00bfEst\u00e1n adaptados a nuestras necesidades de colaboraci\u00f3n?<\/p>\n
P\u00e9rdida de tiempo y falta de funcionalidad – distribuci\u00f3n no adaptada a las necesidades de los profesionales<\/strong><\/p>\n Ya sea para recibir a p\u00fablicos externos o para realizar sesiones internas, el mobiliario, su disposici\u00f3n, el equipamiento tecnol\u00f3gico y la distribuci\u00f3n cl\u00e1sica de las salas de junta se limitan en general a la realizaci\u00f3n de sesiones en las que la mayor\u00eda de participantes permanece pasivo y en el que las din\u00e1micas de trabajo se ven fuertemente limitadas.<\/p>\n La rigidez de estos espacios tradicionales no permite diversificar las din\u00e1micas de grupo, reagenciar el espacio en funci\u00f3n de las actividades particulares que se podr\u00edan llevar a cabo seg\u00fan el p\u00fablico concerniente y los objetivos a alcanzar.<\/p>\n Las salas de reuni\u00f3n suelen ser el lugar de realizaci\u00f3n de m\u00faltiples actividades sin que su distribuci\u00f3n se adapte realmente a las necesidades de cada uno: din\u00e1micas creativas, resoluci\u00f3n de problemas, detecci\u00f3n de incidencias, construcci\u00f3n de estrategias, desarrollo de relaciones comerciales o incluso din\u00e1micas de team building o de esp\u00edritu de equipo.<\/p>\n La variedad de las actividades de los colaboradores requiere espacios dedicados y adaptados a ello, modulables y flexibles, con el fin de optimizar el tiempo que se pasa all\u00ed y de garantizar los resultados.<\/p>\n Baja ocupaci\u00f3n \u2013 espacios poco explotados y principalmente cerrados<\/strong><\/p>\n M\u00e1s all\u00e1 de las sesiones espor\u00e1dicas, las salas de junta permanecen desocupadas la mayor parte del tiempo. Mientras que podr\u00edan regularse a voluntad y favorecer as\u00ed la optimizaci\u00f3n del espacio, estas no ofrecen las condiciones \u00f3ptimas para los diferentes usos ligados a las necesidades de los profesionales.<\/p>\n Por otro lado, estas \u00e1reas suelen ser ocupados por tres o cuatro personas mientras que su tama\u00f1o permite acoger a un n\u00famero m\u00e1s elevado de personas: por tanto sus dimensiones son excesivas.<\/p>\n Por consiguiente, los espacios deben adaptarse mejor a nuestras actividades. \u00bfUna conferencia con Londres? Me instalo con mi colega en una sala dedicada a la colaboraci\u00f3n virtual. \u00bfNecesidad de analizar un problema para encontrar las posibles soluciones? Agarro un plum\u00f3n para escribir en la pared, saco la caja de LEGO para materializar el proceso en cuesti\u00f3n, pliego la mesa para trabajar de forma din\u00e1mica… existen numerosas soluciones para adaptar los espacios a lo que debemos hacer.<\/p>\n Las salas de junta dispuestas para m\u00e1s de cinco colaboradores est\u00e1n vac\u00edas durante m\u00e1s del 70% del tiempo de media y, cuando no lo est\u00e1n, suele ser para menos de cinco personas o para un uso individual*.<\/p>\n Falta de espacios alternativos \u2013 necesidad de ecosistemas org\u00e1nicos<\/strong><\/p>\n Si estos espacios se utilizan frecuentemente para otras actividades, como por ejemplo para interacciones confidenciales o en busca de concentraci\u00f3n m\u00e1xima cuando la sala est\u00e1 vac\u00eda, suele ser porque las \u00e1reas de trabajo no est\u00e1n pensados como un todo que debe ofrecer a todo el mundo las herramientas necesarias para sus actividades.<\/p>\n Hay soluciones posibles y se materializan a trav\u00e9s de la puesta en marcha de ecosistemas de espacios de trabajo centrados en los usuarios.<\/p>\n Al analizar las formas de trabajo actuales y deseadas, la repartici\u00f3n del tiempo que se pasa en la oficina en funci\u00f3n de las actividades de cada uno, es posible entender e identificar los tipos de espacios que necesitamos. De este modo, un ecosistema cl\u00e1sico ofrecer\u00e1 tanto espacios de concentraci\u00f3n o de confidencialidad como espacios de intercambio, de colaboraci\u00f3n virtual, de creaci\u00f3n, de formaci\u00f3n o de din\u00e1micas de desarrollo del esp\u00edritu de equipo.<\/p>\n La sala de junta que sustituye hoy en d\u00eda a todos estos espacios no los reemplaza en realidad, ya que al pretender servir para todo, al final no se llega a ninguna actividad de forma realmente eficaz.<\/p>\n Principios de la reuni\u00f3n efectiva \u2013 los usos y buenas pr\u00e1cticas para volver a poner los pies en una sala de reuni\u00f3n<\/strong><\/p>\n Entonces, \u00bfqu\u00e9 se puede hacer si no se dispone de un ecosistema capaz de responder a nuestras necesidades? Podemos adaptarnos definiendo juntos las reglas que nos permitir\u00e1n no volver a ver la sala de junta como el lugar de la siesta disfrazada, de la ineficacia colectiva, del tiempo perdido sobre nuestro tiempo libre, etc\u00e9tera.<\/p>\n Para ello, hay que promulgar ciertas reglas que aporten sentido para que todo el mundo pueda tomar consciencia de su inter\u00e9s. Por ejemplo, creando un dec\u00e1logo con 10 reglas que hay que respetar en todas las juntas, para que sean \u00fatiles, para que se impliquen todos los colaboradores en su concepci\u00f3n.<\/p>\n Asimismo, ser\u00e1 obligatorio definir previamente los objetivos claros a los que habr\u00e1 que responder y para los cuales designaremos a un responsable.<\/p>\n Tambi\u00e9n conviene prohibir las sesiones que duren m\u00e1s de dos horas; instaurar una pausa de cinco minutos de forma sistem\u00e1tica cada 45 minutos; definir un tiempo l\u00edmite para el debate contradictorio, un tiempo de resoluci\u00f3n del tema tratado y la necesidad de determinar una soluci\u00f3n aplicable y realista y acciones que deban llevarse a cabo en consecuencia en los plazos respectivos, etc\u00e9tera.<\/p>\n Estas soluciones son indispensables para generar, en conjunto, una cultura que nos permita, por fin, empezar a “amar” las salas de juntas, para que no sean las propias responsables del rechazo que suscitan.<\/p>\n EN RESUMEN: Espacios con usos alternativos por explorar<\/strong><\/p>\n Debemos repensar nuestros espacios en funci\u00f3n de las actividades que realizamos en el d\u00eda a d\u00eda. Si nos falta comunicaci\u00f3n interna y agilidad operativa, quiz\u00e1 las respuestas se encuentren en las \u00e1reas f\u00edsicas donde tratamos de resolver estos problemas.<\/p>\n Las salas de reuni\u00f3n multifunci\u00f3n deben ser m\u00e1s flexibles para permitirnos trabajar de diferentes formas, ser menos pasivos y encontrar soluciones nuevas y concretas con las que hacer que evolucione nuestra empresa y nuestra realidad de trabajo.<\/p>\n Con espacios nuevos, adaptados y funcionales, dejaremos las viejas salas de junta para su objetivo inicial. Habr\u00e1 menos, ya que las necesitaremos menos, pero tambi\u00e9n porque dispondremos de espacios alternativos realmente adaptados a nuestras actividades.<\/p>\n Seguramente ma\u00f1ana volveremos a poner los pies en la sala de juntas, pero si sabemos dotarnos de las reglas de vida que pueden hacer m\u00e1s eficaces las sesiones que ah\u00ed se desarrollan, quiz\u00e1 seremos menos reticentes a la idea de encerrarnos ah\u00ed.<\/p>\n <\/p>\n