La tecnología ha avanzado a tal punto que ahora podemos realizar actividades en cuestión de minutos y desde la comodidad de nuestros hogares. Utilizar asistentes virtuales como Alexa, realizar compras en Amazon y Mercado Libre, ver series y películas en plataformas de streaming. Así como realizar movimientos y transferencias bancarias desde una aplicación, son algunos ejemplos cotidianos de cómo empleamos la tecnología en nuestras vidas. En ese contexto también se desarrollan herramientas específicas para simplificar y agilizar procesos en compañías de gran tamaño, una de estas herramientas es SPARH CENSUS.
Si nunca habías escuchado sobre ella ni tienes idea para qué se utiliza, no te preocupes. A continuación te explicaremos algunos detalles sobre la plataforma y te enseñaremos a realizar algunas tareas básicas en ella.
Grupo SPARH
Para comenzar, la plataforma es propiedad del grupo SPARH S.A. de C.V. el cual se fundó en los años 90’s. De acuerdo con su sitio web, se especializa en la Consultoría de Gestión Estratégica del Capital Humano y en la Tecnología de la información.
Es decir, este consorcio se enfoca específicamente en desarrollar “soluciones tecnológicas funcionales para administrar el capital humano de una compañía o institución”. Fusiona la tecnología con la administración de la información para satisfacer las necesidades de sus diversos clientes.
A lo largo de un periodo de más de 15 años, el grupo ha colaborado en diferentes proyectos tanto a nivel nacional como internacional. Además, ha trabajado con instituciones públicas y privadas.
Dentro de sus clientes se encuentran las siguientes instituciones y empresas. De hecho, tanto la Secretaría de Educación Pública Federal como la del estado de Puebla utilizan uno de sus productos, el sistema SPARH CENSUS.
- Universidad Autónoma de Nuevo León
- Centro Universitario UTEG
- Universidad Autónoma del Estado de México
- Crédito Real
- Universidad Autónoma de Chapingo
- Grupo Tampico
- Universidad Iberoamericana (UIA) campus Torreón
- Secretaría de Educación Pública (SEP) a nivel federal
- Seecretaría de Educación Pública del Estado de Puebla
- DIF Estatal de Veracruz
- Secretaría de Salud del Estado de Puebla
- Ayuntamiento de Puebla
- Restaurantes TOKS
- Grupo Kowi
- Aerobutiques S.A. de C.V.
- Accel Logistics
- CTM
- Aceites Superfinos S.A. de C.V.
- Mitsubishi S.A. de C.V.
- CIESA
- Provident Mexicana
Productos y servicios que ofrece el grupo SPARH
En la página de SPARH se ofertan los productos y servicios que la empresa brinda a sus clientes y estos son:
- Suite Integral de Recursos Humanos
Permite la integración de información de todas las áreas y procesos relacionados a la Gestión del Capital Humano que se basan en los siguientes puntos:
Administración de Personal
Estrategia Organizacional
Análisis y Estadística
Autogestión
Desarrollo de Recursos Humanos
Nómina
Control de Tiempo y Asistencia
- SPARH RCA Sistema para el Registro y Control de Asistencia
Brinda la opción de sistemas de control de asistencia, acceso y productividad de personal para las instituciones o empresas de cualquier tamaño o giro.
- SPARH CENSUS
Es una plataforma que ayuda a actualizar y dar mantenimiento a la información del personal y su comportamiento dentro del centro de trabajo. De esta herramienta te hablaremos a detalle más adelante.
- SPARH EVAL Sistema para la Evaluación de Personal
Esta herramienta permite evaluar de forma objetiva el rendimiento del personal en función de su cargo o de las actividades que realiza en la empresa.
- ICLOUD SPARH en la Nube
Ofrece la solución fácil, flexible y segura en los procesos de mayor importancia de la Gestión de Capital Humano.
Por otra parte, el consorcio ofrece los servicios que a continuación se enlistan:
- Servicios de Consultoría en Tecnología ORACLE
- Consultoría Especializada en Seguridad, control de accesos y CCTV
- Servicios de Consultoría en Tecnologías de la Información
- Servicios de Levantamiento de Imágenes Aeroespaciales
¿Qué es SPARH CENSUS?
A todo esto, SPARH CENSUS es el Sistema para el Control de Modelos Operacionales de RH (Recursos Humanos). El cual está enfocado en instituciones públicas del sector Salud, Seguridad, Educación e Infraestructura que normalmente cuentan con una extensa plantilla de personal. Y que además operan dentro de una amplia cantidad de centros de trabajo ubicados dentro de una región geográfica (estado o país).
Debido a la cantidad de trabajadores es humanamente imposible llevar un control de cada uno de ellos y de las actividades que realiza. A todo esto se suma la información de las plazas asignadas, la información vinculada al modelo operativo. Es decir, todo lo relacionado a las actividades, materias, horarios, vigencias y las condiciones de operación de cada lugar de trabajo.
¿Para qué se utiliza SPARH CENSUS?
Como puedes notar es abrumadora la cantidad de información que se maneja, y resulta muy complicado mantener un registro sin que se escape información o datos relevantes.
En consecuencia, la herramienta SPARH CENSUS se utiliza, como lo indica su sitio oficial, para realizar procesos de censo, auditorias, pases de lista, y actualización de inventarios de recursos humanos. Lo anterior se hace de manera rápida y eficaz generando bases de información para el análisis, estadística y detención de desviaciones.
Este sistema cuenta con siete tipo módulos que permiten generar registros específicos de información relacionada con el capital humano de las dependencias o empresas.
Condiciones de CT
Se refiere a documentar en línea las condiciones físicas de los lugares de trabajo.
Plantilla Aut vs Real
Es la plantilla nominal de cada centro de trabajo. Documentación y registro de plantilla real.
Funciones del personal
Hace referencia a las tareas y funciones que realmente lleva a cabo el personal. También se incluye la digitalización de expedientes.
Horarios
Estos son los horarios que el personal tiene para realizar las funciones y actividades que le corresponden.
Registro Biométrico
Este punto se refiere a los datos biométricos como huellas dactilares y reconocimiento facial que se puede emplear para controlar el acceso del personal a cada Centro de Trabajo.
Impacto Nominal
Esto podría referirse a las incidencias y movimientos que tienen una repercusión en la remuneración económica del personal.
Estadísticas
Por último, este punto se refiere a las estadísticas de la composición y comportamiento del Centro de Trabajo y del personal.
Ahora bien, vamos a conocer algunas de las actividades básicas que se pueden realizar en el sistema SPARH CENSUS. La principal es entrar al sistema.
¿Cómo ingresar al sistema SPARH CENSUS?
Quienes tengan acceso a la plataforma deberán contar con un usuario y contraseña. Cada uno de los Centros de Trabajo (CT) activos deben contar con estos datos.
Al respecto, el usuario es la clave del Centro de Trabajo, mientras que la contraseña se refiere al password con el que cada CT cuenta para iniciar sesión en la plataforma.
Bueno, para ingresar debes proporcionar el usuario y contraseña. Luego, seleccionar donde dice “No soy un robot” del Captcha (que es un tipo de medida de seguridad).
Posteriormente, en la pantalla se visualizará una ventana en la que tendrás que dar clic en un círculo grande de color azul. Después, aparecerá otra ventana de color azul en la que vas a seleccionar “CENSUS”.
Ya dentro del sistema, tienes que dar clic en “Mantenimiento Plantillas”. En pantalla va a aparecer un recuadro con los datos de la escuela y del personal que labora en ella.
Colores del personal
Por otro lado, en algunos Centros de Trabajo el personal se visualizará en diferentes colores.
Verde:
Al personal que aparece en este color ya se le asignaron sus funciones y horarios.
Amarillo:
Este color significa que al personal únicamente se le asignó sus funciones.
Blanco:
Significa que únicamente se ha incorporado al personal, pero aún no se le han asignado funciones ni un horario.
Negro:
Se refiere que al personal actualmente está activo laborando dentro del Centro de Trabajo.
Rojo:
Este color hace referencia al personal que trabajó en el Centro de Trabajo pero que actualmente ya no lo hace y se ha eliminado de la plantilla. Su registro permanece solo como histórico para tener conocimiento de quién laboró.
Azul y rosa:
Indica que el personal está en su Centro de Trabajo, sin embargo tiene una suspensión de pago o una licencia de cualquier tipo.
Verde:
Aplica exclusivamente para becarias y escuelas particulares, ya que se refiere a personal externo que no lo ha contratado la SEP.
Es importante destacar que estas indicaciones aplican únicamente para la Secretaría de Educación Pública del Estado de Puebla que utiliza SPARH CENSUS.
Contraseña
Para comenzar, es importante mencionar que tanto la Directora Técnica como los responsables del Centro de Trabajo son los únicos que pueden gestionar las contraseñas y usuarios.
En el caso de que hayas olvidado la contraseña para ingresar al sistema o necesites actualizarla por algún motivo, previamente debes informar esta situación a los responsables.
¿Cómo cambiar la contraseña de SPARH CENSUS?
Una vez que los responsables del Centro del Trabajo conozcan la situación. Cuando ingreses al SPARH CENSUS debes dar clic en “Cambiar contraseña”.
Después aparecerá un formulario en el que se te solicitará el usuario y contraseña actual. En la parte donde dice “Nuevo password” ingresa la contraseña nueva, que debe contener 10 caracteres, pueden ser letras (minúsculas) y números.
Para que tu nueva contraseña sea segura, evita fechas de cumpleaños y nombres, ya sean tuyos o de familiares.
Ahora, coloca la nueva contraseña en donde dice “Confirmación” y selecciona “Actualizar”. Luego aparecerá un texto donde dice “password actualizado” y ya podrás ingresar al sistema con la contraseña nueva.
¿Cómo actualizar la contraseña de SPARH CENSUS?
SPARH CENSUS requiere que se actualicen las contraseñas cada tres meses. En caso de no actualizarlas, se inhabilitará el acceso y el responsable del Centro de Trabajo tendrá que hacer un oficio dirigido al director del personal. Este, a su vez, realizará una auditoría para determinar la activación de la cuenta.
Para realizar la actualización tendrás que ingresar al sistema y repetir los pasos que seguiste para el cambio de contraseña.
Agregar personal a la plantilla
Con relación a la función de agregar personal a la plantilla debes seguir estos pasos.
Paso 1
Inicia sesión en el sistema SPARH.
Paso 2
Presiona el icono “Insentar” y aparecerá un formulario con algunos campos que debes llenar.
Paso 3
Aparecerán los campos Número de expediente, RFC, CURP y solo debes llenar uno de estos tres. Al llenarlo da clic en “Consultar” para que el sistema te arroje los datos de la persona.
Paso 4
Da clic en el Número de expediente que está en color azul y se visualizará un recuadro que dice “Esta seguro de guardar la información?. A lo que tendrás que seleccionar “Aceptar” para que se agregue a la plantilla.
Este proceso se deberá realizar para agregar a todo el tipo de personal.
A propósito, todos los trabajadores de la SEP que reciben un pago cuentan con un número de expediente. A excepción del personal de nuevo ingreso y quienes cubren interinatos.
Eliminar personal de la plantilla
Por el contrario, si se requiere eliminar a un personal de la plantilla se deben seguir las siguientes indicaciones.
Primer paso
Elegir el usuario que se va a eliminar y después seleccionar el apartado llamado “Funciones” para checar si se le asignó una función.
En el caso de que cuente con una, se deberá seleccionar un recuadro pequeño que aparece al inicio del nombre del personal.
Segundo paso
Posteriormente, se elegirá el ícono de “Horarios” y ahora se verificará si cuenta con horarios asignados.
Si el personal cuenta con funciones y horarios asignados, estos se tendrán que eliminar primero para que queden en blanco y así se pueda continuar con la eliminación del personal.
Tercer paso
Una vez que se eliminaron las funciones y horarios, se deberá dar clic en “Eliminar” para borrar al personal.
Es fundamental mencionar que cuando se elimina al personal, este seguirá apareciendo pero en color rojo. Lo que significa, de acuerdo a lo que mencionamos en el punto de los colores, que quedó como histórico. Es decir, alguien que trabajó en ese Centro de Trabajo.
¿Cómo agregar documentos a SPARH CENSUS?
Para agregar documentos a la plataforma deberás iniciar sesión en SPARH CENSUS. Ya dentro del sistema, vas a seleccionar el apartado llamado “Datos generales del personal”.
Después, aparecerá una ventana en donde colocarás el número de expediente de la persona y luego vas a dar clic en “Aceptar”.
Te aparecerán en pantalla los datos de la persona y en la parte inferior vas a dar clic en el cuadro que dice “Documento”.
Luego, vas a visualizar los documentos que se han subido. Para agregar uno nuevo deberás presionar “Actualizar o subir archivo”.
Aparecerá una ventana en la que vas dar clic en “Seleccionar archivo”. Luego, se abrirá otra ventana de los archivos de tu computadora, aquí vas a elegir cuál subirás a la plataforma.
Importante: los documentos deben estar en formato PDF y deben pesar máximo 1 mega. Además, se deben guardar empezando por el número de expediente,”_ “y en mayúsculas el nombre del documento. Por ejemplo, 1289_ACTA DE NACIMIENTO.
Posteriormente, se abrirá una ventana en donde se verá el documento que elegiste y al darle clic en “Enviar” se agregará a la plataforma.
A continuación te compartimos un video en el que podrás ver cómo se inserta un documento en la herramienta SPARH CENSUS.